Hoe productief was jouw werkdag vandaag? Op sommige dagen verzet je bergen, en op andere dagen lijk je continu afgeleid te worden. Wat kan je daaraan doen, en hebben andere werkenden dezelfde problemen met afleiding?
Wat is zelfafleiding?
Irritant, die afleiding. Maar eerlijk is eerlijk: soms zoek je het zelf ook op. Je zit tegen dat ene moeilijke telefoontje aan te hikken, en ondertussen doe je allemaal niet-urgente klusjes die al een poosje op je lijstje staan. Of je haalt koffie en je blijft hangen bij het bureau van je collega. Allemaal niet verkeerd, maar toch een vorm van afleiding omdat je de echte taak ermee uitstelt. Jammer, want daardoor voel je jezelf minder productief en ga je alleen nog maar meer opzien tegen die ene taak.
Pas DERK toe
Merk je dat je vaak een vorm van zelfafleiding inzet bij moeilijke of niet-leuke taken? Pas dan DERK toe! DERK betekent: Doe Eerst de RotKlus. Dus geen uitstelgedrag, maar zitten en doen. Die lastige taak is daardoor al voor de lunch van je lijstje, en dat heeft veel effect:
- Je zelfvertrouwen groeit
- Je voelt je productiever – en dat ben je ook
- Je hebt meer ruimte in je hoofd omdat die ene taak afgevinkt is
- Daardoor ben je creatiever
- En voel je je gelukkiger
Afleiding door anderen
Tijdens je werk wordt je af en toe afgeleid door anderen. Een binnenkomend telefoontje, een collega met een vraag, informatie die je bij elkaar moet zoeken op internet waardoor je allerlei andere dingen tegenkomt… Dat is niet anders. Als je merkt dat je de hele dag door afgeleid wordt, heeft dat negatieve gevolgen. Je komt niet meer in een werkflow en je spirit gaat eraan.
Grootste afleidingsfactoren
Uit het Future of Work-onderzoek door Microsoft onder 500 Nederlandse medewerkers blijkt dat iedereen last heeft van afleiding op het werk. De grootste afleidingsfactoren zijn:
- Gestoord worden door collega’s (22%)
- Meedoen aan vergaderingen en telefoontjes (17%)
- Zoeken naar informatie (12%)
- Zelfafleiding (10%)
De werknemers gaven aan dat meer dan de helft van hun werktijd verspild wordt door niet-productieve vergaderingen en onnodige mailtjes. Meer dan de helft van hun tijd… Dat is dus minimaal 20 uur bij een fulltime werkweek. Tijd die je beter kunt besteden door lekker lui op de bank te liggen, te sporten, een opleiding te volgen of om met je familie door te brengen.
Tips tegen afleiding
Daarom een paar tips om afleiding te reduceren:
- Stel vaste tijdsblokken in waarin je niet gestoord mag worden. Bijvoorbeeld de eerste twee uur van je werkdag, waarin je hoofd het helderst is en je je eigen taak makkelijker uit kunt voeren – en je DERK toe kunt passen. Door vaste tijdsblokken te kiezen, zijn je collega’s hier snel aan gewend en weet je zelf zeker dat je aan je taken toe komt.
- Ga niet op elke vraag direct in, dan word je geleid door anderen. Zeg bij een vraag ook weleens nee, of over een halfuurtje help ik je daarmee. Zo kan je eerst je eigen taak afmaken.
- Moeilijke klus of deadline? Meld het, ga apart zitten en zet je telefoon op vliegtuigstand.
Flexibiliteit tegen afleiding
Naast bovenstaande tips die je zelf makkelijk kan uitvoeren, helpt een innovatieve bedrijfscultuur en een goede leidinggevende ook een hoop. Hoe beter werknemers in staat zijn hun werk te uitvoeren op de manier die bij hen past, hoe beter de uitkomst daarvan zal zijn, zegt Microsoft. Als medewerkers meer vrijheid krijgen om hun eigen werk te organiseren, zijn ze productiever. Bij Careerwise kan dat gelukkig: ik werk van 6 tot 8 uur ’s morgens thuis en ga dan pas naar kantoor. Ideaal: lekker vroeg beginnen, twee keer niet in de file en weer vroeg thuis. In die twee uur alleen thuis, iedereen nog onder zeil, verzet ik bergen en ben ik het productiefst.
Creatieve werkdag
Kijk dus eens creatief naar jouw werkdag. Kies blokken waarin je wilt vlammen en je dus niet bereikbaar bent voor anderen, zoals mijn eerste twee uur van de werkdag. En kies blokken waarin je wel benaderbaar bent, want dat is ook belangrijk voor het team en teamgevoel.
