Je kan Tessa Arkenbout niet anders dan te vriend houden. Want ‘een goede office manager moet je niet te vriend houden, die is je vriend’, zegt ze zelf. Als office manager binnen twee zusterbedrijven maakt Tessa het werken voor iedereen nét een stukje makkelijker en gezelliger. Ze zorgt ze ervoor dat iedereen zijn werk kan doen en zich niet bezig hoeft te houden met de randzaken. ‘Dit zit hem in de dagelijkse bezigheden; klusjes, de keuken, boodschappen, contracten met leveranciers, financiële ondersteuning, facturatie, et cetera. Ik krijg de hele dag door verzoekjes’. Doordat ze altijd rondloopt in het kantoor, kent ze iedereen. ‘Het allerleukste is dat ik iedereen meemaak, omdat ik met iedereen een praatje maak’.
Werkplezier als office manager
Voordat de ze bij de twee bedrijven aan de slag ging, werkte Tessa 10 jaar als manager op een kinderopvang. Ze kwam erachter dat ze leidinggeven toch niet zo leuk vond, maar het regelen van dingen en de rol van gastvrouw spelen weer wel. Ze besloot te solliciteren op de baan office manager en staat nu elke dag vol plezier op om naar haar werk te gaan.
‘Plezier vind ik het allerbelangrijkste in mijn werk. Ik word in mijn werk positief beloond door anderen. Wat mijn functie heel leuk maakt, is dat ik veel bedankjes en complimentjes krijg omdat ik de hele dag bezig ben met allerlei kleine projectjes.’ Volgens Tessa moet je goed om kunnen gaan met het verrichten van afwisselende bezigheden en flexibel zijn. ‘Je moet als office manager niet vies zijn van je handen uit de mouwen steken en van mensen houden want je bent het aanspreekpunt in het bedrijf.’
Meedenken over de werktevredenheid
Tessa werkt nauw samen met verschillende werknemers en afdelingen binnen het bedrijf waardoor ze een soort signalerende functie heeft. Ze probeert zich dan ook bezig te houden met de werktevredenheid onder de medewerkers. ‘Zo stelden we bijvoorbeeld de vraag wat eraan gedaan kon worden om het werk leuker te maken. Werknemers gaven aan dat zij zichzelf wilden verdiepen in dingen die ze zelf leuk vonden. Nu zijn er elke vrijdag sharpening days. Iedereen krijgt op vrijdagmiddag de tijd om op kosten van het bedrijf hun kennis te vergroten en zich te verdiepen in dingen die zij leuk vinden.’
De lijm van het bedrijf
Doordat Tessa zo nauw schakelt tussen de eigenaren en de medewerkers, zou je kunnen zeggen dat ze een verbindende rol voor het bedrijf vervult. Zelf kan ze hier wel een beetje in meegaan. ‘Ik kreeg laatst een mooi compliment, namelijk dat ik de lijm van het bedrijf zou zijn.’ Toch voelt Tessa zich een medewerker zoals iedereen. ‘Ik weet van alles een klein beetje. Ik voel me niet de baas en ben ook geen manager. Ik kan op hulp rekenen van heel het team, omdat ik zelf ook iedereen help.’
Als office manager krijgt Tessa iedereen persoonlijk mee. Ze ziet de medewerkers vanaf het moment dat ze binnenkomen tot het moment dat ze misschien weer vertrekken. De leeftijden binnen de bedrijven verschillen, al is een groot deel van de werknemers millennials. ‘Ik zie op incidentele schaal dat mensen te maken hebben met werkdruk. Dit komt vaak doordat mensen niet de juiste baan hebben, wanneer ik dat merk kan ik een luisterend oor bieden of proberen hen van advies te voorzien.’
Een bijdrage leveren aan de sfeer
‘Het takenpakket van Office Manager is overal een beetje hetzelfde. Hoe je een bijdrage kan leveren aan de sfeer niet. De Office Manager kan een belangrijke rol spelen in de sfeer die in de kantooromgeving heerst. Je draagt hier erg aan bij. Mijn advies voor mensen die ook willen solliciteren voor een baan als office manager is dat je vooral moet kijken of de bedrijfscultuur bij je past.’
