Gaap! Alweer een vergadering

Wat doet een office manager?

Vergaderingen: op zijn best zijn het zinvolle bijeenkomsten die eindigen met duidelijk geformuleerde actiepunten. Op zijn slechtst urenlange kwellingen. Op een onderzoeksbureau waar ik werkte maakte ik zelfs mee dat ik halverwege een harde snurk hoorde. Onderdrukt gegrinnik en blikken van verstandhouding waren het gevolg.

“We doen het al jaren zo”

Ik geloof dat het minder kan. En vooral een stuk korter. We vergaderen vaak om de verkeerde redenen. Bijvoorbeeld omdat we tot in detail willen weten waar onze collega’s mee bezig zijn. Of omdat we het al jaren zo doen. Het doorhakken van knopen staat meestal niet centraal.

6,5 uur per week

Het aantal vergaderingen neemt volgens mij alleen maar toe. Door Outlook is de drempel om vergaderingen te plannen lager dan ooit. Dat doen we dan ook met veel enthousiasme. Volgens het CBS vergaderen we tegenwoordig maar liefst 6,5 uur per week. Voor hoger opgeleiden ligt dit aantal nog hoger.

Verantwoordelijkheden schuiven

Vaste prik is het afdelingsoverleg. Later in de week volgt een aantal projectvergaderingen, waarbij het de kunst is zoveel mogelijk verantwoordelijkheden richting de ander te schuiven.

Ook op tijd komen blijkt erg lastig. Vooral bij de Skype-vergadering is dit een grote uitdaging, omdat niet iedere thuiswerker even handig is met het inschakelen van de microfoon. Tijdens mijn bestuursvergaderingen via Skype is het eind van de vergadering meestal al in zicht tegen de tijd dat alle bestuursleden succesvol en ruisloos hebben ingelogd.

Liever staand

Zelf vind ik het erg jammer dat het staand vergaderen nooit populair is geworden. Door staand te vergaderen hakken we sneller knopen door, zeggen we vaker dingen die er echt toe doen en houden we de vergadering kort. Wat mij betreft mag het inventaris van de vergaderzaal 2.0 dan ook vervangen worden door een kale hangtafel.

Benen-op-tafel?

Hierbij wil ik een uitzondering maken voor de brainstorm. Creativiteit wordt de nek om gedraaid als efficiëntie een rol gaat spelen. Laten we dus vooral dat salontafeltje in de organisatie houden voor de benen-op-tafel sessies.

Tags: ,
Whitepaper
Millennials & Werk - Careerwise whitepaper op basis van Young Professional Onderzoek - download gratis - Download hier - Homepage
Gerelateerd

Bekijk ook

Menu