Ik weet het: ik ben zelf schuldig aan de chaos die er ontstaat in de mappen van mijn inbox. En om dit allemaal weer netjes op orde te brengen, deed ik mee aan de challenge Je mailbox opgeruimd in 5 simpele stappen van MailboxMaster!
Vijfdelig stappenplan
Gedurende de challenge krijg je vijf dagen achter elkaar elke dag één tip in de vorm van een stappenplan doorgestuurd om zo jouw mailbox weer overzichtelijk te krijgen. Het mooie aan deze challenge is dat je er dagelijks maar enkele minuten mee bezig bent. Je hebt niet eens door dat je aan het opruimen bent. Klusjes zoals het ordenen van je inbox, verschuif je liever even naar een andere dag. Onder het mom van dat doe ik morgen wel. Nu heb je geen excuus meer om het opruimen van je mailbox uit te stellen.
Rust in je mailbox, rust in je hoofd
Als jouw mailbox continu vol staat en je geen tijd neemt om hem af en toe weer op orde te brengen, raak je het overzicht kwijt. Een zee aan mailtjes die niet onder het juiste label staan maakt je onrustig en zorgt ervoor dat jij sneller de controle verliest en fouten maakt. Welke mailtjes waren er belangrijk en welke kunnen nog wel eventjes wachten? Je kan je voorstellen dat jouw werk je veel gemakkelijker afgaat als je alles overzichtelijk indeelt en bijhoudt.
Stap 1: De inrichting – jouw mappenstructuur
De eerste tip die Vivianne gaf, was om het aantal archiefmappen zo klein mogelijk te houden. Hoeveel heb je er écht nodig? Met teveel mapjes raak je sneller de draad kwijt en weet je straks niet meer wat je waar in hebt gezet. Zo is het handig om voor ieder jaar een archief aan te maken. 2018, 2019, 2020, enzovoorts. Je weet dan waar je de mails kwijt kunt en waar je ze eventueel weer kunt vinden.
Opdracht: Maak een mappenstructuur en maak de mapjes aan.
Stap 2: Oude e-mails opruimen
Nu je een goede structuur in de mappen hebt kunnen maken en weet waar je de e-mails moet indelen, kan je aan de slag met het opruimen van je inbox. Oude e-mails, volgens Mailboxmaster gemiddeld 2-4 weken oud, die zijn afgehandeld kan je verplaatsen naar je e-mailarchief. Weet je nog, die 2018, 2019, 2020…
Neem hier even de tijd voor. Je hoeft niks te verwijderen. Het archief is een plek waar jij oude contacten en informatie nog terug kan vinden als dit nodig is. Er is immers een zoekfunctie, dus je raakt ze niet kwijt als je ze in het archief plaatst. Als je dit hebt gedaan, houd je alleen nog relevante en niet afgehandelde mails over. Dat is veel overzichtelijker – je weet zo precies wat je nog moet afhandelen.
Opdracht: Plaats je mailtjes in de goede mappen.
Stap 3: Onbelangrijke e-mails filteren
Een heleboel mailtjes die je binnen krijgt, zijn helemaal niet zo belangrijk. Aanbiedingen, nieuwsbrieven en meldingen van sociale kanalen. Het is het handigste om te kijken naar de afzenders van deze onbelangrijke berichten. Je kan zo zien van welke afzender je alle berichten weg kan doen, om zo een hoop werk te besparen.
Opdracht: Identificeer onbelangrijke mailtjes, verwijder ze en meld je af.
Stap 4: Simpele mailtjes afhandelen
In jouw inbox staan nu enkele, relevante mailtjes die zijn overgebleven na de opruiming. Via de A tot Z afzender-filter ga je nu de korte e-mails afhandelen. Dit zijn de mails waar jij twee tot maximaal vijf minuten mee bezig bent om ze af te beantwoorden en af te handelen. Pak dus geen gecompliceerde mailtjes aan waar je de nodige informatie voor moet verzamelen.
Opdracht: Handel alle korte, simpele mailtjes af.
Stap 5: de overgebleven e-mails behandelen
Na stap vier ben je van alle snel af te handelen e-mails af. Je inbox is een stuk leger. De overgebleven mailtjes zijn relevant voor nu en/of moeten nog afgehandeld worden. Ga nu één voor één bepalen wat je met de mails moet doen. De tip die ik hierbij van Vivianne kreeg, is om het OBO-model te gebruiken. OBO staat voor Open-Beslis-Organiseer. Een bekende valkuil is namelijk het openen van een mailtje en hier vervolgens niks meer mee doen. En daardoor lopen de dingen vertraging op, vergeet je iets en krijg je stress. Deze mailtjes gaan vaak over afspraken en to-do’s. Aan jou de taak om deze direct in je agenda of op je takenlijst te zetten en het mailtje naar het archief te verplaatsen. Zo ervaar je veel meer rust.
Opdracht: Zet afspraken in je agenda, plan to-do’s in, archiveer de mailtjes en leeg is je mailbox.
You did it!
Na deze stappen is je mailbox leeg. Super fijn om weer te kunnen ademen! De inbox is ook niet bedoelt als opslag – je post laat je ook niet op de deurmat liggen. Dit geldt ook voor jouw mailbox. Houd de inbox overzichtelijk en maak gebruik van deze handige stappen om niet alleen mails weg te zetten, maar ze ook daadwerkelijk af te handelen.
Wil je mee doen met de challenge en ook alle ins en outs én de valkuilen leren voor het opruimen van je mailbox? Je kunt de videocursus hier aanvragen. Je ontvangt dan meteen de video met de eerste stap!
