Over het algemeen beschouw ik mijzelf als georganiseerd, planmatig en structureel. Ik houd van orde en ik weet graag waar ik aan toe ben. Ik maak vaak meerdere lijstjes, streep taken af als ik het gedaan heb en probeer systematisch te werk te gaan. Toch blijkt dat je misschien wel georganiseerd kan zijn, maar dat dit niet betekent dat je ook productief bent, schrijft Björn Deusings in zijn boek Elke dag om 15:00 klaar: van druk naar productief en meer rust. Productiviteit is volgens Björn echt wat anders dan gestructureerd te werk gaan. En dat heeft volgens Björn alles te maken met timemanagement.
Interessant. Daar wilde ik meer over weten.
Ik besloot de methode van Björn Deusings toe te passen op mijn eigen takenlijst. Dit betekende dat ik mijn to-do lijstje van voor naar achter moest pakken volgens de timemanagement methode uit Elke dag om 15:00 klaar. In dit artikel leg ik je uit hoe ik aan de slag ging met die timemanagement methode en wat het mij opleverde.
Gedachtendump
Stap één is orde in de chaos brengen door alles wat je nog moet doen en wat in je hoofd zit op te schrijven. Er hoeft geen volgorde in te zitten, geen onderscheid tussen werk of privé gemaakt te worden en de grootte van de taken maakt bij het opschrijven van je to-do’s ook niet uit. Nu vond ik het persoonlijk wel handig om twee aparte lijsten te maken (Sorry Björn, de structuur laat ik toch niet zomaar los): één lijst voor privé taken en één lijst voor werktaken. Wat superhandig is, is dat er een zogenaamde triggerlijst in het boek staat: allerlei vragen die je helpen om tot de bodem van je to-do lijst te komen.
Onderscheid verschillende acties
Na de gedachtendump besefte ik me dat het op zich niet gek is dat ik het overzicht soms, ongeacht mijn vermeende structuur, kwijtraakte. Wat een lijst, dacht ik bij mezelf. Hoe ga ik hier ooit orde in scheppen? Nou simpel, schreef Björn. Je moet onderscheid maken in de verschillende taken en acties die eraan verbonden zitten. Sommige taken zijn vaag omschreven of bestaan uit kleine subtaken. Die moet je eerst helder maken en indelen op kleinere taken voordat je het op je lijstje zet. Dus ik ging de grotere taken opdelen in kleinere subtaken. Het voelde soms een beetje suf om mini-taakjes op te schrijven, maar het maakte de grotere to-do wel behapbaar. Langzaamaan merkte ik dat ik bij het nuanceren van mijn taken door de bomen het bos weer begon te zien.
Handige tools voor een waterdicht timemanagementsysteem
Zo. Daar stonden al mijn taken dan mooi onder elkaar. Nu is het tijd om er iets mee te doen, schreef Björn. Er zijn verschillende handige timemanagement tools om te gebruiken, maar het belangrijkste is dat je één agenda en één takenmanager gebruikt.
De taken die langer dan 30 minuten duren plan je in je agenda in, de taken die korter dan 30 minuten duren zet je in je takenmanager, de taken waar je op moet wachten maar niet wilt vergeten zet je op een ‘wachten-op’ lijst in je takenmanager. Ook heb je dingen die je aan iemand moet vragen met wie je nauw samenwerkt dit zet je ook weer in je takenmanager, maar dan op een ‘1-op-1-lijst-met…’. Zo houd je het overzicht wat je aan wie moet vragen of wat je nog met iemand moet bespreken.
Breng je verzamelplekken in kaart
Maar wat doe je als je taken erbij krijgt of als er iets in je hoofd schiet wat je ab-so-luut niet moet vergeten? Waar sla je die informatie dan op? Mensen hebben soms niet door hoeveel verschillende verzamelplekken ze hebben, schreef Björn. Dus het was ook tijd om overzicht te creëren in die verschillende verzamelplekken en het terug te brengen naar één plek waar jij jouw informatie verzamelt en later in je geavanceerde to-do lijst verwerkt.
Bijhouden
Allemaal leuk en wel zo’n timemanagementsysteem, maar het belangrijkste is natuurlijk dat je het blijft gebruiken en blijft bijhouden. Anders heb je er natuurlijk niks aan. Volgens Björn Deusings moet je dan ook werken volgens de OHIO methode: Only Handle It Once. Dat betekent dat je kiest uit vijf opties zodra je input krijgt waar je iets mee moet:
- Weggooien
- Archiveren
- Meteen doen
- Delegeren
- Plannen voor later
Om orde te houden in de verzamelplekken en het verwerken van de input gebruik je de MED-methode waarbij de vuistregel geldt: check je verzamelplekken structureel en consequent, maar niet meer dan nodig.
Dé timemanagement methode
Aan het eind van het aanpakken van mijn to-do lijst zag ik weer licht aan het einde van de tunnel. Want hoewel ik het idee had ‘het allemaal onder controle te hebben’ besefte ik me niet hoe groots ik sommige taken soms kon ervaren. Deze timemanagement methode zorgt ervoor dat ik weer zin heb om met mijn lijstje aan de slag te gaan, in plaats van dat ik stress over mijn taken ervaar.
Cursus timemanagement
Mocht jij nu ook geïnteresseerd zijn in het verhogen van jouw productiviteit door aan de slag te gaan met timemanagement lees dan de tips van timemanagement expert Björn Deusings in zijn boek Elke dag om 15:00 klaar: van druk naar productief en meer rust of volg de cursus timemanagement.
