Een plan van aanpak voor dat gesprek dat je al weken uitstelt Careerwise by photo-1532102522784-9e4d4d9a533c

Een plan van aanpak voor dat gesprek dat je al weken uitstelt

Het is niet de eerste keer dat het gebeurt: ik heb weer eens een moeilijk gesprek uitgesteld. Waar komt dat toch door? Hoe langer ik wacht, hoe hoger de drempel wordt. De acht tips van Lianne Davey uit Harvard Business Review geven me houvast in de aanloop naar een moeilijk gesprek.

1. Wacht alleen als je écht een goede reden hebt om te wachten

Stel dat je je ergert aan een opmerking van een collega. Je wacht vervolgens wekenlang voordat je de collega daarmee confronteert. Weten jullie dan eigenlijk nog wel wat er precies gebeurd is? De collega herinnert zich de situatie misschien anders en jij bent bepaalde details vergeten. Omdat de feiten niet meer helemaal duidelijk zijn, zal je zien dat het gesprek al snel de emotionele kan opgaat en dat wil je juist voorkomen. Smeedt het ijzer dus als het heet is!

Tenzij de situatie écht oververhit is. Dan kan het verstandig zijn om de tijd te nemen om alles op een rijtje te zetten voordat je aan het gesprek begint. Toch is het over het algemeen het beste om een moeilijk gesprek zo snel mogelijk te voeren, aldus Davey.

2. Wees eerlijk

Wat houdt je tegen om aan het moeilijke gesprek te beginnen? Het kan zijn dat je bang bent om iemand te kwetsen of in verlegenheid te brengen. Davey legt het uit met dit voorbeeld: je ziet dat een vriendin spinazie tussen haar tanden heeft, maar je besluit er niks over te zeggen omdat je niet wil dat ze zich schaamt. Maar uiteindelijk, als zij erachter komt dat ze al de halve dag met een groen gebit rondloopt, zal ze zich misschien nog meer generen. Je had haar dus beter even kunnen waarschuwen. Hetzelfde geldt voor die vriend die altijd te laat is, of die collega die veel te bot uit de hoek komt. Ze zullen je – als je het goed aanpakt – dankbaar zijn voor je feedback.

2. Wees positief opbouwend

Als je iemand iets vervelends moet vertellen, probeer dit dan zo vriendelijk mogelijk te doen. Als je laat zien dat je het goed bedoelt en de ander de ruimte geeft voor zijn of haar kant van het verhaal, zal je zien dat het een stuk minder ongemakkelijk is dan je van te voren dacht. Houd in je achterhoofd dat je de ander uiteindelijk helpt met opbouwende feedback.

3. Neem je boodschap goed door

De voornaamste reden om een moeilijk gesprek uit de weg te gaan is waarschijnlijk de angst dat de ander boos of verdrietig reageert, zegt Davey. Helaas loop je dat risico altijd. Je kan het risico wel verkleinen door goed na te denken over wat je gaat zeggen en hoe je het gaat zeggen. Davey geeft de tip om alles eerst zo precies mogelijk uit te schrijven. Probeer weer om dichtbij de feiten te blijven en emotie zo veel mogelijk achterwege te laten. Daarna is de uitdaging om wat je hebt opgeschreven zo objectief mogelijk aan de ander te vertellen.

4. Bereid je gesprekspartner voor

Nu je precies weet wat je boodschap is, is het een goed moment zijn om de ander een heads-up te geven over wat je wil bespreken. Schrijf bijvoorbeeld een kort mailtje een paar uur voor het gesprek. Hou het simpel, zeg bijvoorbeeld dat je wilt praten over die presentatie van afgelopen dinsdag. Door de shock factor weg te halen voorkom je dat het een oververhit gesprek wordt.

5. Kies een goede setting voor het gesprek

Maak het jezelf makkelijker door een goede plek uit te kiezen voor het moeilijke gesprek. Als je verwacht dat iemand emotioneel reageert op jouw bericht, kies dan voor een rustige plek zonder al te veel pottenkijkers. Hetzelfde geldt voor het tijdstip dat je kiest: kies het meest logische moment om het gesprek te voeren. Bijvoorbeeld ‘s ochtends, zodat de lucht meteen geklaard is, of juist ‘s avonds zodat er geen andere afleidingen meer op de planning staan.

6. Laat je niet meeslepen door je emoties

Kijk niet raar op als jouw boodschap een emotionele reactie losmaakt bij je gesprekspartner. Daar is niks mis mee. Blijf kalm en let op de signalen van de ander. Wanneer de ander bijvoorbeeld moet huilen, bied dan een tissue aan en vraag of het goed is dat je verder praat. Als iemand boos reageert, probeer dan kalm te blijven. Laat je niet verleiden tot een discussie. De ander wil het gesprek waarschijnlijk net zo graag snel afronden.

7. Neem de tijd

Voorkom wel dat je het gesprek té gehaast afsluit. De frustraties kunnen op een ander moment terugkomen als je een conflict niet goed uitpraat. Rond het gesprek pas af als je het idee hebt dat jullie weer op een normale toon met elkaar praten.

Stel niet langer uit!

Echt leuk zal het nooit worden, zo’n slecht-nieuwsgesprek. Maar hopelijk wel wat makkelijker aan de hand van deze tips. Het belangrijkste advies van Davey? Doe het gewoon. Van uitstel komt afstel.


Careerwise Nieuwsbrief

Ontvang het beste van Careerwise: ontdek je talenten, blijf leren, blijf ontdekken en maak het verschil (max. 2x per maand).
jouw voornaam
jouw e-mail
Ik ben...