fbpx

Feedback geven met de 4G-methode doe je zo

Feedback geven met de 4G-methode doe je zo-pexels-mentatdgt-1311518

Eén van de belangrijkste eigenschappen van een leidinggevende is: feedback kunnen geven op een waardevolle en eerlijke manier. Zo weten je collega’s waar ze aan toe zijn, wat ze goed kunnen en wat ze kunnen verbeteren, terwijl ze zich (nog steeds) gewaardeerd voelen. Feedback geven met de 4G-methode doe je zo:

De breekbaarheid van feedback

Je zou kunnen zeggen dat feedback van porselein is. Als je er op een verantwoordelijke manier mee om gaat, is het prachtig. Als je er op een ondoordachte manier mee om gaat, maak je veel stuk. Ook voor jezelf. Je verdiepen in de vaardigheid van feedback geven is waardevol voor jou en je hele team: bijvoorbeeld door het volgen van een feedback training, je inlezen zoals door middel van deze blog en het goed voorbereiden van je feedbackgesprekken.

Je kunt op drie manieren feedback geven:

  1. Op een directe manier: waardoor mensen zich aangevallen voelen en het de situatie én relatie alleen maar erger maakt
  2. Op een indirecte manier: waardoor je boodschap niet (goed) aankomt en er niets aan de situatie verandert
  3. Via de 4G-methode: waardoor mensen zich níet aangevallen voelen en je boodschap wél aankomt waardoor de situatie kan verbeteren

Wat je zegt én hoe je het zegt

Ons brein is zo geprogrammeerd dat het steeds aan het scannen is: is dit een bedreiging voor mij? Handig om te overleven, lastig bij het feedback geven en ontvangen. Het is de reden dat een feedbackontvanger snel in de verdediging schiet in plaats van echt te luisteren; en de reden dat de feedbackgever eromheen draait. Tijdens het feedback geven gaat het dus niet alleen om wát je zegt, maar vooral ook om hóe je het zegt.

De feedbackstarter

Feedback geef je niet zomaar even tussen neus en lippen door en ook niet zonder privacy. Als dat wel gebeurt, zal het sowieso niet veel uitwerking hebben en zal het de relatie alleen maar verslechteren. Feedback is een investering in elkaar en dat mag wat tijd en aandacht kosten. Het is om verschillende redenen handig om de feedback in te leiden met een micro-yes-vraag:

  • Je vraagt de ontvanger om toestemming zodat je zeker weet dat hij/zij er ook voor open staat. Daarnaast geeft dit de ontvanger een stuk controle over de situatie wat veel fijner voelt
  • Je geeft de ontvanger even de tijd om zich erop in te stellen: nu komt er feedback
  • Je weet zeker dat de ontvanger nu tijd en aandacht heeft om te luisteren en te reageren; niets is zo vervelend als feedback geven terwijl die ander op het punt staat een belangrijke vergadering in te gaan

Een micro-yes-vraag is een simpele vraag zoals: Heb je even tijd om te praten over …?

Feedback geven met de 4G-methode

Vervolgens kan je de daadwerkelijke, opbouwende feedback geven met de 4G-methode.

1. Gedrag

Je begint de feedback bij het feitelijk benoemen van het gedrag waar je feedback over wilt geven. Het is daarbij belangrijk dat je de boodschap bij jezelf houdt. Als je begint met ‘jij doet dit of dat’ dan heb je het brein van de ander gelijk in alle staten, want: code rood, bedreiging! Houd het dus bij jezelf en bij de feiten, wat jij ziet, merkt of hoort. Bijvoorbeeld:

Ik merk dat de afspraak voor de maandelijkse vergadering steeds op het laatste moment verzet wordt.

2. Gevoel

Vervolgens kan je verder gaan, nog steeds vanuit jezelf. Vertel de ander welk gevoel jou dat geeft. Je verwijt dus niets, je deelt mee vanuit jouw persoonlijke gevoel. Zo voelt de ander zich niet bedreigd en blijft hij/zij in de luisterhouding. Bijvoorbeeld:

Dat geeft mij het gevoel dat ik continu mijn agenda leeg moet houden voor het geval de vergadering plotseling verzet wordt. Dat geeft mij stress omdat ik me ook aan andere afspraken moet houden.

3. Gevolg

Als derde ga je kort in op het gevolg. Dit kan een gevolg zijn voor jezelf, maar ook bijvoorbeeld een gevolg voor het hele team, een andere collega of zelfs de hele organisatie. Het gevaar hierbij is, dat je snel vervalt in een hele waslijst aan gevolgen. Dat heeft geen zin, de ontvanger haakt dan af. Houdt het dus bij één voorbeeld, zo is het wel ondersteunend en niet afleidend.

Nog een tip: zorg ervoor dat het voorbeeld dat je gebruikt realistisch is. Een gevolg als ‘zo verkopen we helemaal niets meer!‘ is én niet realistisch én bedreigend.

Bijvoorbeeld: Doordat de maandelijkse vergadering regelmatig plotseling wordt verzet, lukt het mij niet om de maandcijfers en maandrapportages op tijd af te hebben. Daardoor werk ik nu regelmatig in de avond en in het weekend, omdat ik die gegevens wel op tijd moet doorgeven aan het management.

4. Gewenst gedrag

Hier stoppen met feedback geven is een open einde; dat ook bedreigend over komt. Soort van: Zo, en zeg nu maar eens iets terug, verklaar je nader. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Nogmaals: het is geen verwijt, maar een samen zoeken naar beter. Grote kans dat de ander zich niet realiseert dat de situatie jou, of iets of iemand anders, in de problemen brengt. In deze stap kan je een suggestie geven voor gewenst gedrag. Bijvoorbeeld:

Het zou mij erg helpen als de vergadering niet meer verzet wordt.

Het mooie aan deze stap is dat deze stap helpt om het gesprek echt aan te gaan. Behalve de suggestie kan je namelijk ook tonen dat je echt mee wilt denken. Een aantal inspiratievragen:

  • Wat zou jou helpen om dit mogelijk te maken?
  • Hoe kunnen we het in de toekomst voorkomen?
  • Loop je zelf ergens tegenaan?
  • Wat zou ik voor jou kunnen doen om dit mogelijk te maken?

Feedback geven met de 4G-methode is WIN-WIN-WIN

Op deze manier feedback geven is drie keer winst:

  1. Winst voor de feedbackgever: de kans is groot dat het vervelende gevolg gaat verdwijnen
  2. Winst voor de feedbackontvanger: hij/zij wordt niet aangevallen maar krijgt een waardevol gesprek waar hij/zij van kan leren
  3. Winst voor de situatie én relatie: de kans is groot dat de situatie verbetert én de relatie doordat er veiligheid is

Dit artikel is tot stand gekomen met input van feedbackgeven.nl.

Tags:
Whitepaper
Millennials & Werk - Careerwise whitepaper op basis van Young Professional Onderzoek - download gratis - Download hier - Homepage
Gerelateerd

Bekijk ook

Menu