Als je alle stakeholders aan boord hebt, je doelen hebt geformuleerd, het programma ontworpen en gepland is en de deelnemers zijn geworven, dan is het belangrijk te blijven communiceren met alle betrokkenen. Careerwise-oprichter Matthijs Hamster geeft je in dit artikel 5 tips voor goede communicatie bij het organiseren van een traineeship.
1. Stem wederzijdse verwachtingen af
Vooraf aan het traineeship of ontwikkelprogramma is het van belang dat je vroegtijdig afstemt wat de wederzijdse verwachtingen zijn. Wat verwacht jij van de deelnemers, leidinggevenden en andere betrokkenen en wat mogen zij van jou verwachten? Dit kan in een gesprek maar eventueel ook door het vast te leggen in afspraken of een e-mail.
2. Wees duidelijk over praktische zaken
Wat minstens net zo belangrijk is, zijn de praktische afspraken over bijvoorbeeld data, tijden, aanwezigheid, afmelden en bij wie ze voor wat moeten zijn. Niet tijdige communicatie over het traineeship kan een fantastisch programma volledig door het ijs laten zakken.
3. Geef op tijd updates
Tijdens het programma is het belangrijk om updates te blijven geven. Van praktische zaken maar ook van eventuele aanpassingen in het programma. Denk ook aan tijdige communicatie van voorbereiding zodat deelnemers in de gelegenheid zijn goed voorbereid en met de juiste mindset de volgende bijeenkomst in te gaan.
4. Bespreek tijdig hoe het gaat na afloop van het programma
Richting het einde van het programma is het belangrijk om te communiceren over: wat is er ná het programma? Wat is er mogelijk aan ontwikkeling in de breedste zin, zoals het doorgroeien naar een andere functie, afdeling of volgend (leiderschaps)programma? Hoe gaat het nu verder?
5. Vergeet niet de communicatie naar andere collega’s
Het is belangrijk om alle stakeholders gedurende het programma op de hoogte te houden. Je kunt ervoor kiezen om onderdelen van deze verantwoordelijkheid bij de deelnemers neer te leggen. Zo hebben deelnemers in onze programma’s de verantwoordelijkheid om hun direct leidinggevende op de hoogte te houden en bij hem of haar aan te geven wat ze nodig hebben.
En over communicatie richting alle stakeholders geldt: geef regelmatig updates. Bijvoorbeeld in de vorm van een ervaringsverhaal van een deelnemer of door harde resultaten te delen van instroom, doorstroom, uitstroom of een geslaagd project wat de jongeren hebben opgepakt. Ook kan je alle stakeholders uitnodigen bij de aftrap, de finale of tijdens een module van het programma. Bijvoorbeeld met als thema: samenwerken tussen generaties. Leuk om jong en oud rondom zo’n thema samen te brengen en tegelijkertijd een inkijkje te kunnen geven in de vorderingen die de groep doormaakt. Dat vergroot het draagvlak binnen de organisatie en het begrip.
*Dit artikel komt uit het Whitepaper 10 tips bij het opzetten van een traineeship. Je download ‘em hier.
