10 simpele lifehacks om productiever te zijn

10 simpele lifehacks om productiever te zijn op je werk

Goede voornemens, ik weet niet hoe het bij jou zit, maar bij mij redden die het vaak niet eens tot februari. Tegen die tijd kan ik genoeg redenen verzinnen om mijn mooie ambities te laten varen. Meestal komt het er simpelweg op neer dat ik stop zo gauw ik mezelf realiseer hoe pittig het gaat worden. Op het Amerikaanse Fast Company las ik 10 simpele lifehacks om productiever te zijn op je werk. Wat ik er van leer vat ik hieronder samen. Enneh… er is dus hoop ;-).

Gewoontes ontwikkelen

Conclusie is dat je jouw leven niet compleet hoeft om te gooien om een productiever jaar te realiseren. Een verandering in je dagelijkse routine, kleine aanpassingen in je werkgewoontes of een beetje extra focus op genegeerde gebieden ‒ het zijn niet alleen eenvoudige manieren om je werkprestaties te verbeteren, je kunt er ook makkelijk gewoontes mee ontwikkelen die je het hele jaar vol kunt houden.

Hier zijn de 10 simpele lifehacks om productiever te zijn aankomend jaar.

1. Luister naar muziek terwijl je aan het werk bent

Hoewel het kan afleiden van moeilijke taken of werk waar je je volledige aandacht bij nodig hebt, hebben meerdere onderzoeken uitgewezen dat luisteren naar sfeervolle en bekende muziek taken die veel herhaling vereisen makkelijker maken, een uitvlucht bieden wanneer je op een rumoerige werkplaats zit, en je focus verbeteren. Andere onderzoeken hebben ontdekt dat 15 minuten naar muziek luisteren op je werk al kan helpen om je creatief probleem oplossend vermogen en prestaties te verbeteren. En het is ook nog eens goed voor je humeur.

2. Ruim je werkplek op, maar niet volledig leeg.

Een bureau dat zo vol staat dat je moeite hebt om dingen te vinden remt je productiviteit, maar een volledig leeg bureau kan juist weer je motivatie en creativiteit remmen. Probeer daarom maximaal drie extra dingen op je bureau te hebben, zoals fotolijstjes of een plant. Wat je ook kiest, de truc is dat je de rest van de spullen op je bureau aan het einde van de dag weer opruimt. Als je de werkdag met een schoon bureau begint, heb je minder zaken die je afleiden en kun je je beter op je werk focussen.

3. Plan ook de onplanbare zaken in

Dit klinkt misschien een beetje vreemd, maar vooral als je je tijdens je werkdag voortdurend aan een strak schema houdt is het belangrijk om ook een deel van je agenda open te laten voor alle dingen die niet in te plannen zijn. Creatieve momenten komen bijvoorbeeld meestal onaangekondigd. Zorg ervoor dat je ongeveer een half uur per dag open laat voor dit soort momenten.

4. Maak je to-do lijstje aan het eind van de werkdag

Het kan vaak een uitdaging zijn om je productiviteit van de ene naar de andere dag mee te nemen, en hierdoor gebeurt het vaak dat je de eerste helft van de werkdag nodig hebt om uit te zoeken waar je gisteren gebleven was. Je kunt een hoop tijd en energie besparen door aan het einde van je werkdag een korte to-do lijst op te stellen.

Schrijf bijvoorbeeld aan het einde van je werkdag de drie of vier belangrijkste dingen op die de volgende dag gedaan moeten worden. Als deze aan het begin van de volgende dag al voor je neus liggen wanneer je begint kun je er meteen mee aan de slag voordat andere zaken voorbijkomen.

5. Haal het maximale uit je meest productieve uren

Iedereen heeft wel een tijdstip waarop je het productiefst bent, en dat hoeft niet per se tussen negen uur ’s ochtends en vijf uur ’s middags te vallen. Probeer na te gaan wanneer dit voor jou is en haal er het maximale uit.

Krijg je ‘s ochtends meer gedaan dan ‘s middags, probeer dan om op een drukke dag eerder te beginnen. Dat maakt je ochtend langer en geeft je daardoor meer optimale werktijd.

Zorg daarnaast dat software en systemen je zoveel mogelijk werk uit handen nemen. Wil je minder mails ontvangen (altijd een goed idee!) en je samenwerking met je teamgenoten effectiever inrichten? Gebruik een tool zoals Slack of Microsoft Teams om slimmer te communiceren.

Heb je regelmatig klantcontact en verlies je onnodig tijd door in Excel te worstelen met lijstjes van je leads, contactmomenten en gemaakte afspraken? Er zijn handige CRM systemen, die ervoor zorgen dat je samen productiever wordt. Teamleader biedt bijvoorbeeld een CRM-systeem met een geïntegreerde project management tool en factuurprogramma in één. Alles om je hele workflow in onder te brengen.

Laat software jou en je collega’s dus werk uit handen nemen zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is tijdens je productieve uren.

6. Stel een to-do lijst samen met taken die weinig energie kosten

De boog kan niet altijd gespannen blijven, en daarom is het verstandig om ook een lijstje met activiteiten samen te stellen die je kunt doen wanneer je niet meer in staat bent om de volle honderd procent te geven, maar toch nog door moet werken. Denk bijvoorbeeld aan het opruimen van je inbox, contacten aan je database toevoegen of het terugbellen van klanten.

7. Ontwikkel een pre game ritueel

Veel topsporters staan bekend om hun aparte pre game rituelen en bijgeloof. Denk bijvoorbeeld aan de hoodie en koptelefoon van Michael Phelps, de lucky shorts van Michael Jordan, of het rode Nike shirt van Tiger Woods. Een moment vrijmaken om een routine te volgen voordat je een situatie ingaat waarbij er veel druk op je staat is bewezen effectief, en niet alleen voor topsporters.

Ontwikkel een paar simpele stappen die je voortdurend kunt herhalen zodat je weet dat je een focus-moment ingaat. Zoals het leegruimen van je bureau, een gelukspen of het aannemen van een krachtige houding. Dit kan helpen om stress te reduceren en je een gevoel van controle te geven, ook in situaties waarin een hoop dingen buiten je eigen controle liggen. En onderzoek heeft aangetoond dat het daadwerkelijk je productiviteit verhoogt.

8. Zet je hersenen zoveel mogelijk op de automatische piloot

Sommige van de meest productieve mensen in de wereld, zoals Steve Jobs, Mark Zuckerberg en Barack Obama, staan erom bekend dat ze elke dag hetzelfde aanhebben. En daar is een goede reden voor.

Zoals je ziet draag ik alleen maar grijze of blauwe pakken, legde Obama ooit uit aan Vanity Fair. Ik probeer mijn beslissingen te minimaliseren. Ik wil geen beslissingen maken over wat ik eet of wat ik aantrek omdat ik al zoveel andere beslissingen moet maken.

Je kunt een hoop tijd en energie besparen al je een aantal dingen in je leven op de automatische piloot zet, zodat je er niet meer over hoeft na te denken.

9. Ga voor een 8 in plaats van een 10

Ze zeggen niet voor niets dat perfect de vijand van goed is. En hoewel je natuurlijk altijd je best moet blijven doen, kan perfectionisme vaak ontzettend onproductief zijn. Uiteraard eisen bepaalde taken en projecten extra tijd en aandacht, maar vaak verspillen we ook veel te veel tijd aan onbelangrijke details.

Niet elke e-mail die je stuurt hoeft bijvoorbeeld perfect te zijn, daar let niemand op. Gun jezelf de ruimte om ook voor tachtig procent tevreden te zijn in plaats van honderd. Als je geen tijd verspilt aan die laatste twintig procent wordt het makkelijker om projecten af te ronden en door te gaan naar de volgende.

10. Probeer niet al je productiviteits-hacks te combineren

Als je probeert om teveel goede voornemens en productiviteits-hacks tegelijkertijd uit te voeren kan dit juist averechts gaan werken. Het bijhouden van alles wordt dan een taak op zichzelf. Probeer daarom in plaats daarvan de nieuwe gewoontes die je wilt ontwikkelen te combineren met de goede gewoontes die je al hebt. Is je goede voornemen bijvoorbeeld om een dagelijkse to-do lijst op te stellen, en check je al wel je email altijd netjes aan het begin van je werkdag? Probeer dan eens om die dagelijkse to-do lijst meteen na het checken van je e-mail te maken. Je zult jezelf er waarschijnlijk in het begin aan moeten herinneren, maar als deze twee taken eenmaal in je hoofd bij elkaar horen heb je jezelf een effectieve nieuwe routine aangeleerd. Dit soort routines zijn veel makkelijker vol te houden dan de typische voornemens die je met oud en nieuw maakt.


Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Teamleader.nl en een door mij vrij vertaalde samenvatting van 10 Productivity Resolutions To Simplify Your Workday All Year Long door Jared Lindzon, gepubliceerd op Fastcompany.com.


Careerwise Nieuwsbrief

Ontvang het beste van Careerwise: ontdek je talenten, blijf leren, blijf ontdekken en maak het verschil (max. 2x per maand).
jouw voornaam
jouw e-mail
Ik ben...